توجيهات عملية حول تنظيم و تسيير أرشيف المؤسسات التعليمية

تعريف الأرشيف: هو مجموعة الوثائق الناتجة عن أعمال و نشاطات مختلفة الأجهزة في المؤسسات على اختلاف أنواعها و مستوياتها في شؤونها الإدارية و المالية و التقنية, و قد حفظت بغرض صيانتها و تسهيل الرجوع اليها عند الحاجة.
مفهوم الأرشيف: الأرشيف هي الوثائق التي يتم الإحتفاظ بها لغرض استعمالها فيما بعد, لأغراض الدراسة و البحث أو لإثبات الحقوق و الدفاع عنها, أو اعادة دراسة قضية أو للرجوع إلى هذه الوثائق قصد الإستلهام منها, و الإعتمادعليها لإنجاز مشروع جديد.
و يهدف عمل الأرشيفي, الذي يرتكز على الحفظ و الترتيب و الترميز, و الفرز و الفهرسة إلى جعل هذه الوثائق قابلة للإسترجاع بسهولة و بسرعة لفائدة المستعملين, سواء الإدارات أو المؤسسات و الهيئات العمومية و الخاصة أو الباحثين و الموظفين.
القانون الجزائري المتعلق بالأرشيف الوطني:
عرف القانون رقم 09/88 المؤرخ في 26 جانفي 1988 المتعلق بالأرشيف الوطني, الأرشيف كما يلي:
الأرشيف هو مجموع الوثائق التي تتضمن أخبارا مهما كان تاريخها و شكلها و سندها المادي المنتجة أو المستلمة من أي طرف شخصي طبيعي أو معنوي أو من طرف أي مصلحة عمومية كانت أو خاصة في اطار ممارسة نشاطاتها.
تترتب عن هذا التعريف الخصائص التالية:
 القدم: تعد الوثائق ارشيفا بمجرد انشائها, و أن عنصر القدم ليس شرطا لإعتبار الوثائق أرشيف.
 الشكل:ليس شرطا ضروريا للتمييز, فقد تكون الوثيقة الأرشيفية نصا مكتوبا, أو مخططا أو رسما هندسيا, أو ملصقة أو صورة...الخ.
 السند:كيفما كان من الورق أو من غير الورق مثل الأشرطة.
نظرية الأعمار الثلاثة للأرشيف: يرتكز تسيير الأرشيف على نظرية الأعمار الثلاث, هذه النظرية التي تميز بين ثلاثة أصناف للأرشيف:
- الأرشيف الحي - الأرشيف الوسيط - الأرشيف النهائي أو التاريخي
مكان حفظ الأرشيف حسب الأعمار الثلاث:
العمر مكان الحفظ
الأرشف الحي أو أرشيف الجيل الأول المكاتب
الأرشيف الوسيط أو أرشيف الجيل الثاني مخزن الحفظ المؤقت بالمؤسسة أو ادارة
الأرشيف النهائي أو أرشيف الجيل الثالث مخزن الحفظ للأرشيف

ميلاد الأرشيف: يبدأ الأرشيف عند ميلاد أية وثيقة أو أي ملف يتعلق بوضع إداري, بيداغوجي, مالي, مادي أو تقني.
01. تنظيم الأرشيف: لتنظيم الأرشيف بالشكل الذي يحقق الهدف الموضوع من أجله يجب أن تتوفر جملة من الشروط الضرورية أهمها:
1) محل الأرشيف: الذي يجب أن يتكون من مرفقين:
‌أ) المخازن: و هي القاعات التي تستعمل لحفظ الأرشيف و التي يجب أن تكون خالية من العوائق و الحواجز التي تعرقل الحركة و و ضع الرفوف.
‌ب) قاعة الفرز: و هي القاعة المخصصة لعمل العون المكلف بالأرشيف, و من أهم المواصفات التقنية التي يجب أن تتوفر في محل الأرشيف ما يلي:
 قدرة التخزين الكافية.
 الشروط الأمنية العامة للحماية من أخطار السرقة, الحرائق بمنع التدخين, و مراقبة توصيلات الخيوط الكهربائية, توفير وسائل الإطفاء.
 شروط الحفظ الملائمة من حيث الحرارة, الرطوبة و توفير التهوية الكافية.
 الحماية من أشعة الشمس و الغبار.
02. استقبال الأرشيف: ان عملية تحويل الوثائق من المصالح التي تنتهجها الى محل الأرشيف يجب أن تمر عبر عدة ترتيبات و اجراءات من شأنها تسهيل عملية الأرشفة, من ابرز هذه الترتيبات والاجراءات ما يلي:
1) التأكد من أن الاستعمال اليومي للغرض الإداري أو البيداغوجي أو المالي للوثائق محل التحويل لم يعد قائما.
2) أنتكون الوثائق المراد تحويلها مرتبة في شكل ملفات كاملة محددة و معرفة و مرتبة.
3) أن تخضع قبل التحويل لفرز أولى من شأنه تخفيف الملل.
4) أن يعد لهذا الغرض جدول دفع خاص.
ملاحظــــــة: و مما تجدر الإشارة اليه هو أن عملية تحويل الوثائق من المصالح المختلفة يجب أن تخضع لبرمجة مسبقة و رزنامة معدة من طرف جميع المعنيين من اجل اكتساب تقاليد من شأنها اخضاع عملية التحويل و الدفع الى وتيرة معينة.
03. الدفع: المقصود بالدفع هو تلك العملية التي يتم بموجبها تحويل الوثائق و الملفات إلى قاعة الأرشيف.
ملاحظـــــة: يجب أن يراعى أثناء عملية التحويل مبدأ الاحتفاظبوحدة الأرشيف المتكامل الذي يعني احترام الشكل و الكيفية التي نظم بها الملف على مستوى المصلحة الأصل.
04. جدول الدفع: هو وثيقة بموجبها اثبات نقل مسؤولية الوثائق من المصلحة الأصل الى مصلحة الأرشيف.
و يبين جدول الدفع البيانات التالية: نموذج ( ورقة مقاس 21 × 29 )
وزارة التربية الوطنية
مديرية التربية لولاية................. السنة الدراسية: ......./........
المؤسسة: ............................ المصلحة: .......................
الرقم: ................................. التاريخ: ..........................
جـــدول الدفــــع
الرقم الترتيبي نوعية الوثائق المدفوعة العدد رقم التسجيل رقم تسلسل الوثائق المدفوعة ملاحظــــات

حرر في: .................. بتاريخ: .......
ختم و اسم و توقيع العون المكلف بالأرشيف ختم و اسم و توقيع مسؤول المصلحة
ملاحظـــــة: يحرر جدول الدفع في ثلاث ( 03 ) نسخ. نسختان ( 02 ) تبقيان على مستوى المصلحة الدافعة بعد توقيع و ختم العون المكلف بالأرشيف, و تسلم النسخة الثالثة الى مصلحة الأرشيف.
05. التسجيل: تتم عملية التسجيل على مستوى محل الأرشيف و بواسطة التسجيل يتم تثبيت جميع المدخولات إلى الأرشيف و جميع المخروجات منه و تنجز هذه العملية في سجلات رسمية مرقمة و مختومة من طرف رئيس المؤسسة و هي:
‌أ) سجل الدخول: و هو سجل يحتوي على البيانات التالية: نموذج ( يتم تسطير السجل وفق النمط التالي )
الرقم الترتيبي تاريخ الدخول رقم جدول الدفع عنوان الملف المصلحة المحولة ملاحظات

‌ب) سجل مراجعة الأرشيف ( سجل الخروج ): ينجز و يرقم و يختم من طرف رئيس المؤسسة و هو سجل يحتوي على البيانات التالية: نموذج ( يتم تسطير السجل وفق النمط التالي )
الرقم الترتيبي تاريخ خروج الملف عنوان الملف تاريخ استرداد الملف ملاحظات

06. الإجراءات التقنية الخاصة بتنظيم الأرشيف: و هي الفرز – الإقصاء – الترتيب
قبل عملية الفرز و الإقصاء و الترتيب تجدر الإشارة إلى ضرورة العمل بمبدأ وحدة الأرشيف المتكامل.
و بموجب هذا المبدأ يمنع تفكيك وحدة الأرشيف المتمثلة في الصلة الطبيعية الموجودة بين الوثائق, كما يجب على المصالح أن تعالج الوثائق بسرعة و يتم اعدادها اعدادا فنيا دقيقا حتى نستفيد من هذا الوثائق و نعتمد عليها و أخذها كأرضية انطلاقة للمراسلات و البحوث. و تبدأ الإجراءات بعد تحويل الأوراق من المصالح المنتجة الى محل الأرشيفحسب العناصر التالية:
01.06. الفرز: هو العملية التي يتم بواسطتها التمييز و الفصل بين الوثائق التي تمثل قيمة إدارية أو تاريخية أو علمية أو مالية أو تقنية عن الوثائق التي استنفذت أهميتها و لا جدوى من الاحتفاظ بها.
02.06. الإقصاء: الإقصاء أو الحذف هو عملية إبعاد أو تدمير تلك الوثائق التي لم تبق لها قيمة إدارية أو قيمة أخرى.
فوائد الفرز و الإقصاء:
 تقليص حجم الملفات و الوثائق.
 استغلال المكان و الاستفادة منه بتقليص حجم الملفات.
 تحسين التسيير.
معايير الفرز: من أهمها:
- الفرز ورقة بورقة:يتم هذا لنوع من الفرز على مستوى المصلحة الأصلية و بموجبه يتم تطهير الملف من الوثائق الزائدة و المسودات و كل الوثائق التي لا علاقة لها بالملف.
- الفرز حسب أصناف الملفات:يترتب عن هذا النوع من الفرز إما الاحتفاظ الكلي بالملف أو التدمير الكلي للملف, و في هذه الحالة ( أي تدمير الملف ) يمكن الاحتفاظ بنموذج الملفات للدلالة عن نوعية الوثائق المختلفة.
- الفرز حسب العينة:و بموجب هذا النوع من الفرز يتم تدمير جزءا من الملف و الاحتفاظ بجزء آخر, كأن يحتفظ مثلا بوثائق سنة من كل خمس سنوات بالنسبة للوثائق المتكررة.
03.06. الترتيب: يرتب الأرشيف على شكل: ملفات – حزمات – علب – سجلات – مجلدات...الخ.
نماذج الترتيب: لتسهيل عملية لترتيب نستعمل أحد نماذج الترتيب التالية, حسب الأهمية و الوظيفية و نوعية الوثائق.
و هذه النماذج هي:
1) الترتيب الزمني: ترتيب الملفات أو الوثائق حسب تاريخها إنتاجها.
2) الترتيب العددي: يستعمل حينما تحمل الملات أو الوثائق رقما أو عددا بطبيعته.
3) الترميز العملي: هو وضع أو كتابة أو تلصيق رموز على الوحدات الأرشيفية ( حزم, علب, سجل, ملفات ) تكتب هذه الرموز بصفة واضحة و بأحرف كبيرة سهلة القراءة على الجهة الأطول من العلبة ي الناحية الخارجية للرف.
ملاحظــــــة:إن جوهر العمل الأرشيفي و أساسه هو النظام و الوضوح و الأهم هو اختيار منهج ترتيبي و التمسك به ( العمل به ).
07. دور المسؤول الأول في المؤسسة عن تنظيم الأرشيف و تسييره:
إن هذا الدور محدد بموجب القانون رقم 88/09 المؤرخ في 26 جانفي 1988 المتعلق بالأرشيف الوطني الذي الزم المؤسسات و الإدارات العمومية بعملية إعداد الوثائق للأرشيف.
و يقصد بهذه العملية تأكيد مسؤولية كل رئيس مؤسسة أو إدارة عمومية, الذي يجب عليه أن يبادر باتخاذ كل التدابير و الإجراءاتو الترتيبات التي تكفل تنظيم و ترتيب و حفظ وثائق أرشيف مؤسسته أو إدارته ي ظروف حسنة.
08. واجبات المصالح في مجال الأرشيف: إن نشأة الملفات تبدأ أولا على مستوى المصالح, فإذا سيرت المصالح ملفاتها بكيفية فعالة من البداية فإننا نحصل على أرشيف يحفظ بكيفية عالية ذاكرة المؤسسة أو الإدارة. و هكذا يبدأ الإعداد و التحضير لمرحلة الأرشيف.
09. واجبات الموظف المكلف بالأرشيف:لابد من وضع مشروع لخطة سنوية لترقية و تنظيم نشاط الأرشيف على مستوى المؤسسة أو الإدارة التي يعمل بها, و يجب عليه أن يسهر على تنفيذ هذه الخطة و وضع رزنامة مع كل مصلحة تتعلق بالملفات الواجب تحويلها لقاعة الأرشيف. إذ يقوم الموظف المكلف بالأرشيف بتهيئة القاعة من الجانب التنظيمي لاستقبالأرشيف مختلف المصالح مع تحديد الملفات المتداولة على مستوى كل مصلحة و الاطلاع و اقتراح مدة حفظ كل ملف بالاشتراك مع المصلحة المعنية. و تنفيذ توجيهات رئيس المؤسسة أو الإدارة من أجل التنسيق مع المصالح المختلفة لتصبح مهمة الموظف القائم بالأرشيف تقليدا إداريا عاديا
10. مدة حفظ الأرشيف: تحدد مدة الحفظ بمعايير مختلفة قد تكون قانونية أو ادارية أو تاريخية.

» مخطط إحصاء وتصنيف الوثائق المتداولة على مستوى المؤسسات التعليمية
» الامانة مصلحة في المؤسسات التربوية
» دليل عملي خاص بمخطط النجدة في المؤسسات التربوية 2
» برنامج تسيير وتنظيم مركز إجراء
» برنامج تسيير وتنظيم مركز إجراء