الامانة مصلحة في المؤسسات التربوية

1 ـ تعريفهـا :
أمانة المؤسسة التربوية ، اسمها يدل عليها ذلك أنها تعني الالتزام بالسر المهني لجميع الأعمال التي تنجز فيها أو تمر عبرها سواء أكانت أعمالا أو وثائق أو تصرفات أو اتخاذ إجراءات أو قرارات ، وتلتزم الأمانة بكتمان السر المهني وفقا لما نصت عليه المادة 28 من القرار رقم 1017 الصادر عن كتابة الدولة للتعليم الثانوي في 15/09/1983 وكل إفشاء للأسرار المهنية يعرض صاحبه للعقوبات التأديبية والجزائية أو هما معا .
والأمانة في المؤسسات التربوية تعتبر الرئة التي تتنفس بها ، باعتبارها مركز استقبال و إرسال البريد من جهة ، وانجاز جل الأعمال الإدارية والتربوية فضلا عن كونها محطة اتصال بمدير المؤسسة من جهة أخرى .

2 ـ تنظيم الأمانة :
عندما تتوفر الأمانة في المؤسسة التربوية على أكثر من كاتب أو عون إداري ينبغي على المدير أن يوزع المهام بين أعضائها مع مراعاة خبرة وموهبة كل عضو وإحداث التوازن في الأعمال المطلوبة منهم ، والعمل على التناوب الدوري في إنجاز الأعمال تكوينا للموظفين وعدم تعطيل شؤون المؤسسة عند غياب أحدهم فيكلف الموظف (أ) مثلا بتنظيم البريد الوارد والصادر ، وتحرير الشهادات المدرسية الخاصة بالتلاميذ القدامى والموظف (ب) يكلف بالرقن والموظف (ج) يكلف بالنسخ والسحب والأرشيف إذا لم يكن بها موظف خاص بالاشتراك على تسيير وتنظيم ، أما الموظف (د) فتوكل له مهمة متابعة المنح وتصفيتها .... إلخ .
والأمانة المنظمة هي التي تنجز الأعمال في أقصر وقت وبأقل جهد ممكن .

3 ـ اختصاص الأمانة .
تختص الأمانة بـ :
1 ـ استقبال البريد الوارد والصادر وتسجيله وترتيبه .
2 ـ إنجاز محاضر تنصيب جميع موظفي المؤسسة .
3 ـ رقن الأعمال المقدمة لها . وكذا السحب والتصوير .
4 ـ إعداد الشهادات المدرسية الخاصة بالتلاميذ الذين غادروا المؤسسة .
5 ـ متابعة بطاقات المنح ، وإنجاز كافة الأعمال المتعلقة بها .
6 ـ استقبال الزوار وتوجيههم .
7 ـ الاتصال بمختلف الأطراف العاملة في المؤسسة : أساتذة ، وموظفين ، وعمالا ، وتلامذة ، إذا لزم الأمر ... إلخ
8 ـ متابعة كافة الأعمال المطلوبة في الرزنامة الإدارية. وتذكير رئيس المؤسسة بها .
9 ـ الرد على المكالمات الهاتفية ...

4 ـ استقبال البريد :
أ – البريد الوارد :
تستقبل الأمانة البريد الوارد ، وتسلم للمدير كل ما يرد منه باسم مدير المؤسسة . حيث يفتحه ويدرسه ثم يعيده إليها كليا أو جزئيا ، مؤشرا عليه بالمصلحة أو بعدد النسخ المطلوبة أو بالنشر والإعلام أو بأمر الترتيب أو التنفيذ . وبعد ذلك تسجله الأمانة فتضع ختما على كل وثيقة وردت ويتضمن الختم اسم المؤسسة وتاريخ الوصول ورقم ملف الترتيب .يسجل هذا البريد في سجل البريد الوارد الذي يحتوي على عنوان المرسل والموضوع وتاريخ ورقم الإرسال ، وتاريخ الوصول ورقم التسجيل ورقم الأرشيف أو الملف ،ويشار إلى البريد غير المؤرخ أو غير المرقم بوضع علامة استفهام بدل رقم أو تاريخ الإرسال أو هما معا وبعد عملية التسجيل تسلم الوثائق ذات الطابع الشخصي لأصحابها ، والمناشير أو الوثائق ذات الطابع الإداري أو التربوي أو البيداغوجي أو التشريعي أو المالي إلى الجهة أو الجهات المعنية للاطلاع عليها وإنجاز الأعمال وتنفيذها ، ثم إعادتها أو ترتيبها .
وعندما يكون عدد النسخ الواردة غير كاف تقوم الأمانة باستنساخ العدد المطلوب بالوسائل المتوفرة لديها ، وإذا تعذر عليها الأمر تسهر على استرجاع الوثائق المسلمة لترتيبها وحفظها في المكان المخصص لذلك من أجل الرجوع إليها عند الحاجة .
• تسليم الوثائق : تسلم الوثائق إلى مختلف المصالح والأشخاص مقابل إمضاء رؤساء المصالح أو الأشخاص المعنيين بالأمر على دفتر الاتصال وتسليم الوثائق المعد لهذا الغرض خصيصا (1)
• ترتيب المناشير والمراسلات الإدارية الضرورية لنشاط المصالح حسب أسلوب الترتيب المعمول به في المؤسسات التربوية . وترتب جداول الإرسال الوارد حسب تواريخ وصولها في مصنف خاص (كرونو)
ب – البريد الصادر :
ويراد به البريد الصادر عن المؤسسة من مراسلات ووثائق ردا على البريد الوارد ، أو إنجاز الأعمال المطلوبة في الرزنامة الإدارية ، أو التقارير والمراسلات الاستثنائية ويتم ذلك وفق ما يلي:
تنجز الأعمال الإدارية المطلوبة في الرزنامة الإدارية قبل أسبوع على الأقل من التاريخ المحدد لها . من أجل المراقبة والمراجعة وتحسبا لأي طارئ .
• ترسل كل الوثائق ضمن جداول إرسال يدون عليها عدد الوثائق المرسلة وتخصص خانة للملاحظات قصد تسجيل المعلومات الضرورية مثل : ردا على مراسلتكم رقم ... المؤرخة في ... أو بناء على الرزنامة الإدارية نرسل إليكم أو الرجاء إشعارنا بالاستلام ... إلخ
• تنجز المراسلات وجداول الإرسال في ثلاث نسخة واحدة للإرسال والثانية يحتفظ بها في خزانة أو ملف الترتيب . أما النسخة الثالثة فيستحسن أن تكون من الورق الخفيف للترتيب الزمني في حافظة البريد الصادر )كرونو(
• بعد إنجاز البريد يسلم الى المدير للإمضاء وتجنبا لأي خلط بين الأعمال والوثائق المختلفة يفضل أن يمسك موظفو الأمانة قميصا للبريد الوارد وقميصا للأعمال المطلوب إنجازها وثالثا للترتيب ورابعا للإمضاءات .
ج – البريد السري :
أما البريد السري فإنه من اختصاص المدير وحده ، مهما كان نوعه واردا أو صادرا . حيث يمسك سجلا على مستواه فينظمه على شاكلة سجلي البريد الصادر والوارد وذلك بعد فتحه وترقيمه والتأشير عليه ليتولى عملية التسجيل عليه بنفسه ، كما يرتب هذا النوع من البريد بنفسه .

5 ـ فتح سجلي البريد الصادر والوارد :
يفتح هذان السجلان ويشرع في ترقيم المراسلات عليهما ابتداء من فاتح جانفي من كل سنة . وهذا بخلاف الترتيب وحافظة الكرونو و الأرشيف الذي يكون حسب السنة الدراسية . بمعنى ان سجلي البريد الصادر والوارد يفتحان ويستغلان أصلا لسنة مدنية) ميلادية(

6 ـ ترتيب البريد :
من اجل تسهيل عملية البحث عن الوثائق والمناشير ، وتحقيقا لهذا التنظيم الجيد ، وسرعة الانجاز ودقته التي ينبغي ان تتم بها كافة اعمال امانات المؤسسات التربوية ، وجب اتباع المنهجية الرسمية للتعامل مع جميع الوثائق الواردة او الصادرة من حيث ترتيبها . وهي المنهجية التي تضمنها مخطط احصاء وتصنيف الوثائق المتداولة على مستوى المؤسسات التعليمية الصادر عن وزارة التربية الوطنية وفي ذلك توحيد لأساليب العمل على مستوى امانات المؤسسات التربوية على المستوى الوطني ، ويجب ترتيب الوثائق فوريا كي لا تتراكم او تتداخل او يحدث بينها خلط .
• وقد اختار المسؤولون على التربية المخطط السالف الذكر ليكون إطارا واسلوبا لتنظيم وتسيير الوثائق المتداولة على مستوى المؤسسات التعليمية . على شكل ملفات يشتمل كل ملف على الوثائق المتجانسة التي تخدم الموضوع او الغرض نفسه . مثل : ملف الوقاية الأمنية للمؤسسة ، ملف التضامن المدرسي ، ملف البكالوريا ... إلخ .
وتجدر الإشارة الى ان المنشور الصادر عن وزارة التربية الوطنية بتاريخ : 21/11/1999 تحت رقم: 181/6.3.0/1999 قد تضمن ضرورة تعميم تطبيق هذا الاسلوب الجديد في كافة الإكماليات والثانويات والمتاقن ابتداء من الموسم الدراسي 1999/2000 .

7 ـ الأرشيف :
إن تنظيم الارشيف في المؤسسة التربوية يدل على مدى تنظيم ادارتها وبالنظر للاهمية التي يكتسبها الارشيف ، بات لزاما على موظفي الامانة إعطاء ما يستحقه من العناية والاهتمام ، لأنه يضمن الاستمرارية في التنظيم ويسهل عملية الرجوع اليه للبحث عن الوثائق او الملفات عند الطلب . لذا وجب ان يكون في مكان آمن بعيد عن الحركة ، مسيج ضمانا لأمنه وأمن ما فيه . تكون به رفوف معدنية او خشبية او خزائن يخصص البعض منها لبريد ارشيف الامانة والبعض الآخر لدفاتر النصوص وغيره لملفات التلاميذ ... الخ ويمنع منعا باتا أي اتلاف لمحتويات الارشيف من وثائق ومراسلات او دفاتر او سجلات او اوراق الغيابات والاختبارات ... الخ إلا بعد انقضاء الآجال القانونية لذلك .

8 ـ مذكرات العمل والاعلانات الداخلية :
ينجز موظفو الأمانة مذكرات العمل والاعلانات الداخلية بالعدد الكافي من النسخ حسب طبيعة الموضوع الذي تتطلبه . وترتب نسخة من كل منها في حافظة خاصة وتشتمل كل مذكرة عمل – او اعلان – على رقم حسب تسلسلها الزمني والتاريخ الذي انجزت فيه واسم المؤسسة ليمكن الرجوع اليها عند الحاجة في اسرع وقت وبأقل جهد ممكن .
9 ـ الرقن :
يستحسن تمكن كل موظفي الامانة من استعمال الآلة الكاتبة وجهاز الاعلام الآلي وآلة التصوير تحسبا واحتياطا لغياب العون الراقن من جهة ولكثرة الاعمال التي تتطلب الكتابة في بعض فترات السنة الدراسية .

10 ـ السحب :
يكلف مدير المؤسسة احد موظفي الامانة بالقيام بعملية السحب وبمسك دفتر خاص لهذا الغرض يتضمن رقم الترتيب وتاريخ السحب واسم الراغب في السحب ، وموضوع السحب وعد الاوراق المسحوبة ثم خانة للملاحظات مثل النموذج الآتي :
الرقم التاريخ اسم الراغب في السحب الموضوع عدد الاوراق المسحوبة ملاحظات

ولا تسحب سوى الأوراق التي يوقع المدير أو نائب المدير للدراسات على ورقها الحريري (ستنسيل) . أما مواضيع الفروض والاختبارات فلا يتم سحبها إلا بحضور الاستاذ الذي يأخذ معه اوراق الستنيسل وكل ما له صلة بالموضوع المسحوب ، تفاديا للشبهات التي يمكن ان تحوم حول تسرب الاسئلة .
• ويطلب من موظف الامانة المكلف بالسحب الاحتفاظ بنسخة من أية وثيقة تم سحبها في ذلك الورق الحريري قصد استعماله مرة اخرى باستثناء وثائق الفروض والاختبارات التي يستلم نسخا منها بعد إجرائها
• .
11 ـ مسك وترتيب ملفات الموظفين :
يمسك مدير المؤسسة شخصيا الملفات الخاصة بالموظفين وترتب في مكتبه وتكون جميع المعلومات المدرجة فيها سرية ولا يجوز افشاؤها ، وتكون الامانة على دراية تامة بالوثائق المطلوبة لتكوين ملف الموظف الجديد ، وهي الوثائق المتمثلة اساسا في :
1. شهادة ميلاد الموظف .
2. نسخة من المؤهل العلمي .
3. صورتين شمسيتين .
4. نسخة من التعيين .
• كما يطلب من موظف الامانة ان تكون بحوزتهم قوائم جميع الموظفين تتضمن المعلومات الضرورية مثل : الاسم واللقب ، تاريخ ومكان الميلاد ، الحالة العائلية ، السلم ، آخر درجة وتاريخ مفعولها .
• ويتكون ملف الموظف من غلاف من الورق المقوى ، تخصص الصفحة الأولى منه للمعلومات الشخصية وصفحته الثانية للعطل والغيابات ، اما الصفحة الثالثة فتخصص للكشف المفصل للخدمات والتسلسل المهني . وتقتضي الضرورة تدوين كل هذه المعلومات على غلاف الملف بالعناية والدقة اللازمتين حتى يمكن استغلالها والرجوع إليها بسهولة ويسر عند الحاجة .
• يشتمل غلاف ملف الموظف على ثلاثة أقمصة (03) لترتيب الوثائق الخاصة به وهذا رمزه :. 17.1
1.17.1 ـ المسار الوظيفي
2.17.1 ـ الحالة المدنية
3.17.1 ـ العطل والغيابات

12 ـ مسك وترتيب ملفات التلاميذ :
- يمسك الملف المدرسي الخاص بالتلميذ في الطور الثانوي نائب المدير للدراسات. وفي حالة عدم فتح منصب مالي لفائدته يمسكه المستشار في التربية . وفي المؤسسات الجديدة ذات الافواج التربوية القليلة العدد ، التي لا يفتح بها المنصبان الماليان لفائدة هذين الموظفين يمسكها المدير بنفسه ويحتوي ملف التلميذ على ما يلي والرمز المميز له هو : 2.3 (1)
1.2.3 ـ قميص خفيف للحالة المدنية
2.2.3 ـ قميص خفيف للمسيرة الدراسية
3.2.3 ـ قميص خفيف للحالة الصحية
4.2.3 ـ قميص خفيف للمواظبة والسلوك والانضباط
5.2.3 ـ قميص خفيف لوثائق اخرى
وفي حالة انتقال الموظف او التلميذ الى مؤسسة اخرى ، فإن ملفه يحول الى المؤسسة المستقبلة في غلاف مضمون الوصول بناء على طلب مدير)ة (هذه الاخيرة . وعند انقطاع العلاقة بينهما وبين المؤسسة فإن ملفيهما يحولان إلى قاعة الأرشيف .

13 ـ المنح :
إنجاز ومتابعة العمليات الخاصة بالمنح : تعتبر كافة الأعمال الخاصة بالمنح ومتابعتها من المهام الأساسية للمؤسسات التربوية ، ومن هنا أضحى واجبا على مديري المؤسسات التربوية ، وموظفي أماناتها أن يولوها عناية خاصة ، لما تتطلبه من يقظة وجدية ودقة في العمل ، ومن اجل ضمان حقوق التلاميذ المستفيدين من منح النظام الداخلي أو نصف الداخلي وفيما يلي نوجز مختلف العمليات المرتبطة بالمنح .
1. تكوين ملف التلاميذ غير الممنوحين :
تخبر إدارة المؤسسة التلاميذ المحتاجين الراغبين في الحصول على منحة النظام الداخلي او نصف الداخلي في الوقت المناسب أي ابتداء من اول مارس الى نهاية شهر جوان ليتمكنوا من تحضير الوثائق المطلوبة لتكوين الملف وهي :
1 ـ ملء المطبوعة الرسمية التي تسلم للراغب بعناية ودقة ثم تمضى من قبل الولي ومدير المؤسسة .
2 ـ شهادة عائلية للحالة المدنية .
3 ـ شهادة الدخل الشهري او السنوي للموظف ، او شهادة الدخل من مصالح الضرائب بالنسبة للتجار والحرفيين او شهادة العوز من البلدية .
4 ـ شهادة الجنسية اذا ولد المترشح او والده خارج الوطن .
5 ـ شهادة الاقامة في حالة طلب احد النظامين) داخلي ، نصف داخلي).
- تجمع الملفات المقدمة على مستوى امانة مدير المؤسسة . وبعد ظهور نتائج نهاية السنة الدراسية تحول الى مديرية التربية لتقوم اللجنة المختصة بدراستها واتخاذ القرارات المناسبة بشأنها .
وبعد دراسة ملفات الراغبين في الحصول على منحة ، ووصول قرارات الاستفادة منها الى المؤسسة تقوم الامانة بإنجاز بطاقة لكل تلميذ تم قبول طلبه ، وتسلم إشعارات الاستفادة لأولياء أمورهم بالإضافة إلى قيام الامانة بتسليم نسخة من قرار الاستفادة الى المصلحة الاقتصادية لتقوم هي بدورها بإنجاز بطاقات فردية لكل مستفيد .
2 ـ تحويل المنح :
التلاميذ المستفيدون من المنح الذين جاءوا من مؤسسات أخرى تنجز لهم جداول تحويل في ثلاث (3) نسخ ، وترسل الى مديرية التربية للمراقبة والمصادقة عليها وبعد تسلم إدارة المؤسسة قرارات الاستفادة تنجز بطاقة لفائدة كل تلميذ مستفيد . كما تسلم نسخة من القرار الى المقتصدية .
3 ـ التحويل والتغيير :
في حالة تحويل أو تغيير منح التلميذ من الداخلي الى نصف الداخلي او العكس تقوم امانة المؤسسة تحت اشراف رئيسها بالإجراءات المذكورة اعلاه في فقرة تحويل المنح .
4 ـ إعادة المنح :
يحدث ان يخفق تلميذ مستفيد من منحة لتغطية مصاريف النظام الداخلي او نصف الداخلي في الانتقال الى القسم الاعلى لعدم حصوله على معدل الانتقال فيفقد منحته ، إلا بصفة استثنائية وباقتراح من مدير المؤسسة ومجلس القسم في حالات منها مرض تلميذ ودخوله من مدير المؤسسة ومجلس القسم ، في حالات منها مرض تلميذ ودخوله المستشفى ، في هذه الحالة تقوم الامانة بإنجاز جداول في ثلاث نسخ بأسمائهم وتتضمن هذه الجداول معدلاتهم السنوية ثم تحول الى مديرية التربية ، واذا نجح التلميذ الراسب من السنة الموالية فإن منحته تعاد له ويستفيد منها تلقائيا بعد أن يذكر اسمه في الجداول التي ترسلها المؤسسة الى الوصاية للمصادقة وذلك بعد تقديمه طلب إعادة المنحة .
5 ـ المنح المعروضة للدراسة :
بعد انعقاد مجالس أقسام نهاية السنة الدراسية ، وتحديد قوائم التلاميذ الراسبين المقترحين للإعادة ، ترسل أسمائهم في جداول من ثلاث نسخ الى مديرية التربية قبل 15 جوان ، وتوقف منحهم تلقائيا خلال السنة الدراسية الموالية . وبعد انقضائها تسجل أسمائهم على جداول إعادة المنح إذا تحسنت نتائجهم ونجحوا .
6 ـ المنح الشاغرة :
بعد انعقاد مجالس أقسام نهاية السنة الدراسية يتم تعيين التلاميذ المفصولين عن الدراسة ، او الذين أنهوا دراستهم أو انقطعوا عنها ، تسجل الأمانة أسمائهم في جداول من ثلاث نسخ لترسل الى المديرية قبل 15 جوان وتسحب بطاقات هؤلاء نهائيا . كما تسلم نسخة من الجداول الى المقتصدية لحذف أسمائهم من قوائم الممنوحين وكذا سحب بطاقاتهم .
7 ـ جداول حضور التلاميذ إلى 31 جانفي :
تحرر هذه الجداول حسب النموذج الرسمي بأسماء التلاميذ الحاضرين الى 31 جانفي وترسل قبل 20 جانفي الى المصلحة المعنية بمديرية التربية في ثلاث نسخ .
8 ـ جداول تصفية حسابات المنح :
تقوم مصالح المقتصدية بوضع هذه الجداول في اربع نسخ بالنسبة للمؤسسات الملحقة ، وفي ثلاث نسخ للمؤسسات المستقلة ماليا ، وترسل الى المصلحة المعنية بمديرية التربية مصحوبة بصك الخزينة للمؤسسة مشطوبة . وتمضى هذه الجداول من طرف المدير والمقتصد إجباريا .
9 ـ جداول إضافية لتصفية حسابات المنح :
تتضمن هذه الجداول أسماء التلاميذ الذين سقطت أسماؤهم في الجداول السابقة ، وترسل بنفس الكيفية السالف ذكرها أعلاه خلال الفترة الممتدة ما بين 15 جوان و 30 سبتمبر من كل سنة .

14 ـ المطبوعات التي ينبغي وجودها بالأمانة على الدوام :
من المواصفات التي ينبغي ان يتصف بها موظفو امانات المؤسسات التربوية الاستقبال الحسن للزوار وعدم تأجيل عمل اليوم الى الغد ، والقدرة على حسن ترتيب وتنظيم الامانة ، والاستغلال الامثل لوسائل العمل الموضوعة تحت تصرفهم ، والدراية الكافية بكل المطبوعات الهامة التي يعملون بها ويتعاملون معها يوميا . حيث يجب ان تكون مرتبة ومنظمة بكيفية تسمح بالرجوع اليها في اسرع وقت وبأقل جهد . وأذكر منها على الخصوص :
1. مطبوعات محاضر التنصيب التي تنجز في خمس (5) نسخ عادية ونسخة من الورق الخفيف .
تسلم نسخة الى المسير المالي ونسخة الى المعني بالأمر ونسختان الى مديرية التربية ، وترتب النسخة الخامسة في الملف الاداري الخاص بالموظف ، أما النسخة الخفيفة فتصنف في الكرونو ، وتمضى محاضر التنصيب من طرف المعني (ة) بالأمر والمدير)ة (
أما عناصر الخدمة الوطنية فتحرر محاضرهم في سبع (7) نسخ تكتب في زاويتها العليا عبارة عنصر الخدمة الوطنية ) باللون الاحمر)

أ – السجلات :
1 ـ سجل محاضر التنصيب 29/1 مدة حفظه في المصلحة : دائمة
إن سجل محاضر التنصيب يعد من السجلات الرسمية في مؤسسات التعليم الثانوي العام والتقني والاكمالي . يفتح ويرقم ويؤشر عليه مدير المؤسسة لتدون فيه محاضر تنصيب كافة الموظفين الذين يعينون فيها بما في ذلك المدير نفسه وتتم عملية التنصيب فيه وفق التسلسل الزمني لتاريخ التحاق أي موظف بالمؤسسة . ويتضمن هذا السجل صفحة واحدة خاصة بتنصيب كل موظف لتدون عليها المعلومات الآتية :
محضر تنصيب

أما أوراقه الأولى فتخصص لكتابة الفهرس حسب الحروف الهجائية لجميع الموظفين العاملين في المؤسسة بدءا بأول من نصب فيها . ويسجل أمام اسم كل موظف رقم صفحة محضره في السجل تسهيلا للرجوع إليه عند الحاجة ، وفي اقصر وقت وبأقل جهد ، ويعتبر هذا السجل دليل إثبات على خدمة جميع الموظفين العاملين في المؤسسة أو الذين عملوا فيها وغادروها لسبب من الأسباب ، ويحفظ في المصلحة بصفة دائمة .

2 ـ سجل مجلس التنسيق الإداري : 30/1 مدة حفظه في الأرشيف ثلاث (03) سنوات
- يفتح هذا السجل ويرقمه ويؤشر مدير المؤسسة ، قبل الشروع في تدوين محاضر اجتماعات مجلس التنسيق الاداري فيه . ويحدد اعضاءه ومهامه وينظم اعماله في المدارس الاساسية ومؤسسات التعليم الثانوي ، والمعاهد التكنولوجية للتربية ، القرار الوزاري رقم 156 الصادر في 26/02/1991 . والهدف من فتح هذا السجل هو تسجيل محاضر اجتماعات مجلس التنسيق الاداري التي تعقد مرة في الاسبوع على الاقل ، وكلما دعت الضرورة الى عقده في الظروف غير العادية من اجل تقويم اعمال ونشاطات المجلس خلال الفترة السابقة . والتخطيط وبرمجة اعمال الاسبوع الموالي . حيث توزع الاعمال والمهام على اعضاء المجلس حسب الصلاحيات المخولة – قانونا – لكل واحد منهم .
-
3 ـ سجل مجلس التوجيه والتسيير ، وسجل مجلس التربية والتسيير 31/1 مدة حفظهما في الأرشيف : دائمة
يتضمن القرار رقم 151 و 152 الصادران عن وزارة التربية الوطنية في 26/11/1991 على التوالي انشاء مجالس التوجيه والتسيير في مؤسسات التعليم الثانوي ، ومجالس التربية والتسيير في المدارس الاساسية . وينظمان أعمالها وتشكيلها ومجالات المهام المنوطة بها .
ويهدف فتح وترقيم هذا السجل والتأشير عليه من طرف مدير (ة) المؤسسة قبل الشروع في استعماله الى تسجيل محاضر الاجتماعات التي يتم تناولها في مختلف الاجتماعات التي يعقدها المجلس .
4 ـ سجل مجالس التعليم 32/1 مدة حفظه في الأرشيف ثلاث (03) سنوات
- القرار 172 و.ت.أ.خ.و : يتضمن انشاء مجالس التعليم وتنظيمها وعملها في المدارس الأساسية ومؤسسات التعليم الثانوي ، وهو صادر عن وزارة التربية الوطنية في02/03/1991 . تحدد المادة الثانية منه الهدف من عقد اجتماعات مجالس التعليم في المؤسسات التربوية وتنص المادة التاسعة من هذا القرار على ما يلي : ( ينعقد مجلس التعليم مرتين(2) على الاقل في السنة ، ويجتمع المجلس الاول في بداية السنة الدراسية والثاني في نهايتها ) . كما يمكن عقده اذا دعت الضرورة الى عقده بطلب من مدير(ة) المؤسسة في أي وقت من السنة الدراسية . وترسيخا لمحتوى القرار في الاذهان ينبغي الرجوع اليه للاطلاع على تفاصيل مواده (19) .
- يفتح مدير المؤسسة سجلا ويرقمه ويؤشر عليه من اجل تسجيل محاضر الاجتماعات التي يدعو رئيسّ) ة(المؤسسة الى عقدها بصفة عادية او استثنائية ، لدراسة ومناقشة المسائل المتعلقة بترقية الفعل التربوي ، وترشيد استعمال الوسائل البيداغوجية لتحسين مستوى المردود التربوي .

5 ـ سجل مجالس الأقسام 33/1 مدة حفظه في الأرشيف خمس (5) سنوات
إن القرار الصادر عن وزارة التربية الوطنية بتاريخ 26/02/1991 تحت رقم 157 و.ت.أ.خ.و. يتضمن إنشاء مجالس أقسام وتنظيمها وعملها في المدارس الاساسية ومؤسسات التعليم الثانوي العام والتقني . ولا بد من الرجوع اليه للإلمام الوافي بما نصت عليه مواده . يجتمع هذا المجلس اربع (4) مرات على الاقل في السنة ، طبقا للمادة (4) من القرار ، وكلما دعت الضرورة الى عقده . وطبقا لنص الفقرة الثانية من المادة (12) من القرار السالف الذكر : يفتح مدير المؤسسة ويرقم سجلا خاصا ، ويؤشر عليه قبل البدء في استعماله لتدون فيه مداولات مجلس القسم وقراراته . ويعتبر هذا السجل وثيقة نظامية يحتفظ بها مدير المؤسسة لتكون مرجعها رسميا ودليل إثبات عند الحاجة ، ولاسيما إذا تعلق الأمر بالقرارات المتخذة في شان انتقال او اعادة التلاميذ السنة او فصلهم عن الدراسة .

6 ـ سجل المجالس التأديبية 34/1 مدة حفظه في الأرشيف 5 سنوات
يتضمن القرار 173 و.ت.أ.خ.و.الصادر عن وزارة التربية الوطنية يوم 02 مارس 1990 ، إنشاء مجالس التأديب وتنظيمها وعملها في المدارس الاساسية ومؤسسات التعليم الثانوي والتقني . والرجوع الى نص القرار للاطلاع على محتويات مواده الخمسة والثلاثين ضرورة ملحة بالنسبة لكل مدير مؤسسة تربوية . ومن مهام هذا المجلس تسليم المكافآت للتلاميذ الذين امتازوا بسلوكهم وكانوا قدوة بأعمالهم ، والبت في المخالفات التي تصدر عن التلاميذ عند اخلالهم بالنظام الداخلي للمؤسسة ، وانزال العقوبات بالتلاميذ المخالفين ( المادة (2)من القرار) ويجتمع مجلس التأديب في نهاية كل فصل دراسي قصد الاطلاع على الحالة المعنوية للمؤسسة ، ويمكن مدير المؤسسة خلال الفترات التي تفصل بين الاجتماعات العادية ان يستدعي مجلس التأديب للبت في الأخطاء والمخالفات التي قد تسجل على التلاميذ الذين يمثلون امامه ( المادة 4 من القرار نفسه )
• يعد مدير المؤسسة سجلا خاصا لتدوين مداولات مجلس التأديب فيفتحه ويرقمه ويؤشر عليه قبل الشروع في استعماله . ثم يتداول الى ان تنتهي اوراقه والغرض من اعداده هو تسجيل محاضر المجالس التأديبية فيه . ويجب ان يوقع عليها كاتب (ة) الجلسة

7 ـ سجل الجمعية الثقافية الرياضية المدرسية 35/1 مدة حفظه في الارشيف (3) ثلاث سنوات
القرار رقم 1014 الصادر عن كتابة الدولة للتعليم الثانوي والتقني بتاريخ 15/09/1983 . يحدد شروط انشاء وتنظيم وسير الانشطة الثقافية والفنية والرياضية في مؤسسات التعليم الثانوي ، ت المخولة لذلك قانونا .
• يفتح مدير المؤسسة سجلا ويرقمه ويؤشر عليه بغرض تسجيل المحاضر المنبثقة عن اجتماعات الجمعية الثقافية الرياضية المدرسية ، في دوراتها المختلفة . ويعتبر هذا السجل بمثابة المرآة التي تعكس بأمانة وصدق كافة مجالات النشاطات الثقافية و الفنية والرياضية والمنافسات الفكرية والادبية الشريفة والابداعات العلمية وكذا الرحلات الترفيهية والعلمية والمحاضرات والندوات والابحاث التي يقدمها الاساتذة والتلاميذ والمدعوون للغرض نفسه في المناسبات والاعياد الدينية والوطنية في المؤسسة وخارجها . كل ذلك قصد ترقية الفعل التربوي والسمو الى الاهداف والآفاق المرسومة له ، وفق برامج هادفة مدروسة لتوسيع مدارك التلاميذ العلمية والفكرية والثقافية من اجل التكامل بينهما وبين البرامج التي يدرسونها في اقسامهم

8 ـ سجل المجلس الصحي 36/1 مدة حفظه في أرشيف المؤسسة (3) سنوات
- يفتح مدير المؤسسة سجلا ويرقمه ويؤشر عليه قبل البدء في استعماله لتدوين محاضر اجتماعات المجلس الصحي المتكون :
أ – من أعضاء شرعيين بقوة القانون وهم :
1 ـ مدير المؤسسة بصفته رئيسا .
2 ـ الطبيب المكلف بالصحة المدرسية على مستوى المؤسسة .
3 ـ التقني المكلف بالصحة والوقاية على مستوى البلدية .
4 ـ مقتصد المؤسسة أو المسير المالي .
5 ـ المستشار في التربية .
بـ – من أعضاء منتخبين وهم :
1 ـ ممثل عن الموظفين المعلمين .
2 ـ رئيس جمعية أولياء التلاميذ أو ممثل عنها .
جـ – من أعضاء شرفيين :
-
- كل هذه النصوص التشريعية والتنظيمية – وغيرها كثير – تولي عناية خاصة لصحة التلميذ وسلامة بدنه ، ونظافة المحيط الذي يتمدرس فيه حماية ووقاية له من الامراض المختلفة التي يمكن ان تصيبه .
وبهدف توحيد طريقة التعامل مع سجل الصحة المدرسية على المستوى الوطني ، وفي كافة المؤسسات التربوية ، حدد المنشور الوزاري المؤرخ في 15/01/1990 تحت رقم 408وملحق به كيفية مسك وتوظيف هذا السجل اذ قسمه الى 11 قسما ، وكل قسم منه يشمل عددا من الخانات المحتوية على عدد من الصفحات الموجهة لتعيين غرض محدد متعلق بالمؤسسة او بمرض ما ، والاجراءات المتخذة في هذا الشأن او ذاك .
• ونظرا لأهمية و طول التفاصيل التي حملها المنشور وملحقه فسأكتفي بالتعرض المختصر لفحوى أقسامه ، وأضرب امثلة بخانات القسم الاول فقط الامر الذي يوجب على رؤساء مؤسسات التعليم الثانوي والاكمالي ، الرجوع الى المنشور ان كان موجودا بحوزتهم لاستغلاله استغلالا جديا وفعالا ، او السعي الحثيث للحصول عليه اذا افتقدوه في المؤسسات التي يشرفون على على ادارتها
• القسم الأول : ويقسم الى اربع خانات هي :
• الخانة رقم 1 : من الصفحة 1 الى الصفحة 8 تبيين البطاقة الصحية للمؤسسة وإظهار الامراض المختلفة ان وجدت ، والاجراءات المتخذة بشأنها ومدة عزل التلميذ او الموظف المصاب .
الخانة رقم 2 : من الصفحة 9 الى الصفحة 16 التنظيم التربوي للمؤسسة .
الخانة رقم 3 : من الصفحة 17 الى الصفحة 20 عدد الموظفين في المؤسسة (أساتذة و إداريين )
الخانة رقم 4 : من الصفحة 21 الى الصفحة 24 قائمة أعضاء المجلس الصحي
• القسم الثاني: ويقسم الى اربع خانات
الخانة رقم 1 : خانة برمجة الفحوص الطبية
الخانة رقم 2 : خانة الاجتماعات الخاصة بالمجلس
الخانة رقم 3 : خانة الفحوص والمراقبة والتفتيش
الخانة رقم 4 : خانة الصيدلية

9 ـ سجل تسليم الشهادات المدرسية للتلاميذ القدامى 1/39 مدة حفظه في الارشيف (3) سنوات
- يتولى المدير عملية فتح وترقيم وتأشير سجل خاص قبل الشروع في استعماله لتسجل فيه اسماء التلاميذ القدامى الذين غادروا المؤسسة وحضروا اليها هم او من ينوب عنهم لاستلام شهادات مدرسية . ويظهر في هذا السجل الرقم التسلسلي واسم ولقب التلميذ والشعبة والقسم الذي زاول فيه دراسته وآخر سنة دراسية قضاها في المؤسسة ، وتاريخ تسليم الشهادة ورقمها وتوقيع المستلم .
- يستعمل هذا السجل الى ان تنتهي اوراقه بالتدوين ، فيسلم بعد ذلك الى المشرف على الارشيف حسب الاجراءات القانونية المعمول بها في هذا الغرض .
- ويعد هذا السجل مرجعا ودليل اثبات لمعرفة من تسلم الشهادات المدرسية وتاريخ صدورها في حالة الشك فيها ، او تعرضها للتزوير ، او طلب التحقيق في صحتها من طرف ادارات او مصالح مختلفة . وهذا اقتراح بكيفية تنظيم وتداول هذا السجل
الرقم
التسلسلي اللقب
والاسم القسم
والشعبة آخر سنة دراسية
له في المؤسسة تاريخ تسلم الشهادة رقمها توقيع المستلم

10 ـ سجل الزيارات الرسمية 1/40 يحفظ في أرشيف المؤسسة بصفة دائمة
- يعتمد مدير المؤسسة سجلا خاصا بالزيارات الرسمية فيفتحه ويرقمه ويؤشر عليه لتسجيل وتدوين جميع الزيارات الرسمية اليها سواء اقام بها السادة / مفتشو التربية والتكوين ، او مدير التربية او لجان التحقيق او السلطات المحلية أو الولائية او لجان الترسيم او تنظيم ايام دراسية او ملتقيات ... الخ
يمسك هذا السجل على مستوى الامانة الى غاية انتهاء اوراقه بالتدوين فيحول الى الارشيف ليحفظ هناك بصفة دائمة . وفيما يلي نموذج لكيفية استعماله .
السنة الدراسية :
الرقم التسلسلي تاريخ الزيارة لقب واسم
الزائر أو الزوار الصفة الشخص المزار موضوع الزيارة ملاحظات

11 ـ سجل العلاقات مع التنظيمات النقابية 1/41 مدة الاحتفاظ به في أرشيف المؤسسة (03) ثلاث سنوات
- يفتح ويرقم ويؤشر هذا السجل من قبل مدير المؤسسة بغرض تدوين محاضر الاجتماعات التي يعقدها مع الفرع النقابي الاكثر تمثيلا للأساتذة والعمال والموظفين المعتمد رسميا والمدير مدعوا لتسهيل عمل هذا الفرع للقيام بالنشاطات المهنية والاجتماعية المخولة له قانونا وذلك بتوفير الجو الملائم لنشاطه ووضع قاعة تحت تصرفه ان امكن ذلك زيادة على حزانة لتنظيم وترتيب وثائقه وتعقد اجتماعات الفرع النقابي خارج أوقات العمل بعد الموافقة المسبقة لرئيس المؤسسة او الوصاية
- تسجل في هذا السجل النقاط التي تم الاتفاق عليها مع الفرع النقابي والنقاط التي بقيت عالقة لعدم حصول الاتفاق بشأنها بين الطرفين ويستعمل السجل هذا حتى تنتهي اوراقه بتدوين محاضر الاجتماعات ثم يسلم الى المسؤول على الارشيف حسب الشروط والاجراءات المعمول بها قانونا للاحتفاظ به مدة ثلاث سنوات

12 ـ سجل العطل القانونية والعطل المرضية والغيابات 1/46 مدة الاحتفاظ به في الارشيف (1)
- يستعمل لسنة دراسية واحدة اذ يبادر مدير المؤسسة مع بداية كل سنة دراسية الى فتح وترقيم وتأشير سجل يخصصه لتدوين العطل القانونية والعطل المرضية و غيابات الاساتذة وسائر الموظفين والعمال فيفرد صفحة للمعلومات الخاصة بكل واحد منهم والعطل المرخص بها قانونا مثل عطلة الامومة وعطلة الابوة والزواج وختان الابناء والحج الى البقاع المقدسة والوفاة
ـ ويفرد صفحة للعطل المرضية
ـ كما يخصص صفحة لتسجيل الغيابات غير المبررة والغيابات المبررة كالاستدعاءات للمشاركة في لجان وضع اسئلة الامتحانات او تصحيحها او حراستها او المشاركة في لجان الترسيم او تأطير ندوات او تقديم محاضرات ... الخ
وفي جميع الاحوال يتعين على الامانة اعلان نائب المدير للدراسات او المستشار في التربية او المقتصد بذلك لاتخاذ الاجراءات المناسبة ـ كل في مجال اختصاصه ـ كتبليغ التلاميذ او السعي لاستقدام استاذ مستخلف اذا لزم الامر ذلك او ادخال تعديلات على جدول خدمات العمال وفيما يلي نقترح نموذجا لكيفية مسك هذا السجل :
اللقب والاسم الوظيفة تاريخ الغياب
من ....... الى ..... المدة سبب الغياب ملاحظات

13 ـ سجل الاعلام التربوي
اغفل هذا السجل ـ رغم أهميته ـ في مخطط احصاء وتصنيف الوثائق المتداولة على مستوى المؤسسات التعليمية او سقط عند الطبع ووجوده يعتبر اكثر من ضرورة لحجيته على لجميع ـ رؤساء ومرؤوسين ـ في المؤسسات التربوية
- يبادر مدير المؤسسة الى فتح وترقيم وتأشير هذا السجل وذلك لضمان السيولة الاعلامية لمختلف فئات الموظفين العاملين فيه
اذ يلصق موظفو الامانة نسخة من المذكرات او اللوائح او المراسلات الاعلامية او المناشير او التعليمات او النصوص التشريعية او التنظيمية الادارية او التربوية او البيداغوجية او المالية المراد اطلاع الموظفين عليها في صفحة منه (السجل) وتدون اسماء كافة المعنيين في الصفحة المقابلة ليوقع كل واحد منهم امام اسمه اقرارا منه على انه اطلع عليه وبذلك يكون السجل المذكور اعلاه دليل اثبات على اطلاعهم على هذه الوثيقة او تلك من عدمه
- ويستحسن تسجيل اسماء الموظفين الموجه اليهم الاعلام التربوي بكيفية منظمة تسهيلا لعملية مراقبة التوقيعات وربحا للوقت كتدوين اسماء اساتذة الرياضيات فأساتذة الفيزياء فأساتذة العلوم الطبيعية ... فالموظفين الاداريين فالعمال ... الخ
- يتم استعماله الى ان تنتهي اوراقه بالتدوين ثم يحول الى الارشيف

14 ـ سجل زيارات المدير للأساتذة
- هذا السجل ايضا اغفل او سقط اثناء طبع مخطط احصاء وتصنيف الوثائق المتداولة على مستوى المؤسسات التعليمية الا انه يكتسي ـ في نظرنا ـ أهمية كبرى الامر الذي يتعين معه على مدير المؤسسة توفيره
- يفتح المدير ويرقم سجلا خاصا به ويؤشر عليه قبل الشروع في استعماله ليدون فيه الملاحظات و الارشادات والتوجيهات التربوية وكذا الايجابيات والسلبيات التي يلاحظها على الدرس التي يقدمها الاساتذة للتلاميذ في اقسامهم اثناء زياراته لهم . وتشمل زيارات المدير كافة الاساتذة في الاقسام مهما كانت المواد التي يدرسونها على ان يعطي عناية خاصة للمتعاقدين والمتربصين فالمرسلين
- وبعد استدعاء الاستاذ الذي كان محل زيارة الى مكتب المدير يناقشه هذا الاخير في الايجابيات والسلبيات التي لاحظها على الدرس او الدروس المقدمة ويختم المناقشة بتقديم الارشادات والتوجيهات التربوية المفيدة . كما يقدم له بطاقة زيارة وتدرج نسخة منها في ملف المعني(ة) بالأمر

15 ـ سجلات البريد الصادر والوارد والسري 37/1 سجل البريد الصادر والوارد يحفظان في ارشيف المؤسسة مدة (10) سنوات
- وقد سبق ان تعرضت بالحديث لهذه السجلات في اعمال الامانة لذا ارتأيت عدم الرجوع اليها هنا لأن ذلك لا يقدم أي جديد من جهة ولان سجلي البريد الصادر والوارد يوجدان باستمرار في الامانة من جهة اخرى بينما يحفظ سجل البريد السري على مستوى المدير دون سواه .
ب ـ الدفاتر :
1 ـ دفتر شهادات الاذن بالانتقال 1/42 مدة حفظه في ارشيف المؤسسة ثلاث (3) سنوات
- هو دفتر مطبوع رسميا . تسلم ورقة منه للتلميذ الذي يطلب مغادرة المؤسسة إلى مؤسسة أخرى لمواصلة دراسته بصفة عادية والمدير هو المؤهل الوحيد لتسليمها شريطة ان يكون من يحق له الحصول عليها مسجلا ومتمدرسا في مؤسسته الاصلية بصة قانونية ويستعمل هذا الدفتر الى غاية انتهاء اوراقه فيحول حينئذ الى ارشيف المؤسسة للاحتفاظ به هناك مدة (3)ثلاث سنوات . والغرض من استعماله هو اثبات صحة تسليم هذه الوثائق ، اذ اقتضى الامر ذلك . وتتضمن كل ورقة _ التي يحتفظ بالنسخة الثانية منه _ في المؤسسة الاصلية البيانات الاتية :
الجمهورية الجزائرية الديمقراطية الشعبية
وزارة التربية الوطنية
ولاية :
المؤسسة : البلدية :
شهادة انتقال
رقم التسجيل (1) :
اللقب : الاسم :
تاريخ الميلاد :
مكان الميلاد :
زوال دراسته بالمؤسسة من : إلى :
آخر تسجيل – السنة الدراسية : القسم :
السلوك :
النتائج الدراسية :
آخر قرار لمجلس القسم :
ملاحظة المصالح الاقتصادية : (2)
حرر بـ : ................. في : .....................
توقيع وختم المدير (ة)
الكتابة السابقة للإسم و اللقب :

2 ـ دفتر تسليم الوثائق للموظفين 1/43 يحتفظ به في أرشيف المؤسسة مدة ثلاث (3) سنوات
- الهدف من فتح وترقيم وتأشير المدير على هذا الدفتر هو اثبات صحة تسليم الوثائق الواجب تسليمها لأصحابها
- إذ تقوم الامانة بمهمة تسليم الوثائق الى المصالح او الاشخاص العاملين في المؤسسة مقابل امضائهم ومن هنا بات لزاما على موظفي الامانة ايلاء هذه العملية ما تستحقه من العناية والاهتمام . لأنها تعتبر الدليل القاطع على قيام الامانة بتسليم الوثائق لأصحابها ، او عدم استلامهم لها بسبب تهاون موظفي الامانة او رفض المعنيين بالأمر استلامها وفيما يلي نموذج لتصميم استعمال هذا الدفتر
الرقم التسلسلي اسم ولقب الموظف المستلم الوثائق المستلمة تاريخ الاستلام تاريخ الإرجاع التوقيع الملاحظات

3 ـ دفتر المداومة 1/44 مدة حفظه في ارشيف المؤسسة (5) خمس سنوات
- يعتبر هذا الدفتر الذي يفتحه ويرقمه ويؤشر عليه المدير دليل اثبات وحجة على المسؤولية الملقاة على عاتق المسؤول الاداري والعون او الاعوان المساعدين له اثناء فترات متداومتهم في حالة حدوث أي تهاون او تقصير منهم
- يستعمل هذا الدفتر حتى نهاية أوراقه بالتدوين لتسجيل جداول المداومة خلال العطل ( الشتوية ، والربيعية ، والصيفية ) إذ تعد من قبل رئيس المؤسسة بالتشاور مع اعضاء الفريق الاداري لضمان الامن فيها ، والوقاية من وقوع امور غير مرغوب فيها ، وانجاز الاعمال المطلوب انجازها في العطلة .
- توقع جداول المداومة التي تنقل نسخة منها الى دفتر المداومة ، من طرق المعنيين بها . حيث يلتزم كل واحد بالمدة المحددة له في الجدول والدفتر الذي تحدد فيه الاعمال الواجب انجازها في العطلة دون إغفال تسجيل الحوادث الطارئة ان وجدت اثناء المداومة .
- وتسلم او ترسل نسختان من جدول المداومة الى مصلحة الموظفين بمديرية التربية ، او مديرية الموظفين بمفتشية اكاديمية الجزائر . حيث يتم الاحتفاظ بنسخة في ملف المؤسسة ، وارجاع النسخة الثانية بعد مراقبتها والمصادقة عليها .

4 ـ دفتر استعمال الطوابع البريدية :(1)
- يعد هذا الدفتر من طرف المدير خصيصا لمعرفة كيفية استهلاك الطوابع البريدية ، وترشيد أوجه استهلاكها وجهات وحالات استعمالها إذ بفضله يمكن استبعاد نشوب أي خلاف او لبس بين المدير باعتباره الآمر بالصرف وبين طرف او اطراف اخرى ، لذلك يفتح المدير دفترا يخصصه لهذا الغرض ويرقمه ويؤشر عليه قبل البدء في استعماله وفيما يلي نموذج لكيفية مسك هذا الدفتر .
الرقم التسلسلي لقب واسم المرسل اليه عنوان موضوع المراسلة ونوعها:عادية / مضمنة عدد الطوابع تاريخ الارسال ملاحظات

5 ـ دفتر المكالمات الهاتفية :
- يمسك هذا الدفتر – بعد اعتماده من قبل رئيس المؤسسة – بالأمانة لمتابعة المكالمات الهاتفية ومعرفة طالبيها ، بالإضافة الى معرفة مدة وتاريخ المكالمات والجهات المطلوبة وذلك من اجل ترشيد استهلاك الاعتمادات المالية المخصصة لهذا الغرض . والنموذج المذكور اسفله يبين كيفية إمساكه واستغلاله .
التاريخ لقب واسم المستعمل الوظيفة الرقم المطلوب مدة الاستعمال الجهة او الجهات المطلوبة ملاحظات

6 ـ دفتر تسليم شهادات العمل :
- يعد ويعتمد هذا الدفتر ، لتسجل فيه شهادات العمل المسلمة لطالبيها من الموظفين العاملين في المؤسسة او الذين انقطعوا عن العمل فيها لسبب من الاسباب . ويتضمن الرقم التسلسلي ، فاللقب والاسم ، فالوظيفة ، فرقم الشهادة ، ثم تاريخ التسليم والامضاء .
- تعد شهادات العمل بالرجوع الى المعلومات المدونة في سجل محاضر التنصيب . وهذا نموذج لكيفية استغلاله .
الرقم التسلسلي اللقب والاسم الوظيفة رقم الشهادة تاريخ تسليمها الامضاء ملاحظات

7 ـ دفتر مسك الجرائد والنشرات الرسمية :
- يعد هذا الدفتر بعد أن يعتمده مدير المؤسسة من أجل تسجيل تواريخ وصول النشرات الرسمية الهامة ، وارقامها وتواريخ صدورها . كالجريدة الرسمية والنشرة الرسمية للتربية ... الخ التي ترتب في امانة المؤسسة او في المكتبة او في الارشيف حسب التنظيم المعمول به فيها ، اما المجلات والجرائد الثقافية والعلمية وحتى السياسية ان وجدت فيستحسن ترتيبها وتصنيفها في المكتبة ليستفيد منها أكبر عدد ممكن من الأساتذة والموظفين والتلاميذ وفيها يلي نموذج لهذا الدفتر يكتب في أعلى كل صفحة منه :

» دليل عملي خاص بمخطط النجدة في المؤسسات التربوية 2
» دليل عملي خاص بمخطط النجدة في المؤسسات التربوية
» توجيهات عملية حول تنظيم و تسيير أرشيف المؤسسات التعليمية
» الإدارة التربوية في عصر العولمة
» مخطط إحصاء وتصنيف الوثائق المتداولة على مستوى المؤسسات التعليمية